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¿Qué es el intercambio y sincronización de archivos empresariales (EFSS)?

El intercambio y sincronización de archivos empresariales (EFSS) es un servicio de software que permite a los usuarios compartir y sincronizar archivos, documentos, fotos y vídeos de forma segura con empleados, socios o clientes en múltiples dispositivos. Los servicios EFSS permiten que las organizaciones utilicen el almacenamiento en la nube o en las instalaciones en función de sus necesidades de seguridad o conformidad. Muchas organizaciones adoptan las tecnologías EFSS para evitar que los empleados utilicen aplicaciones de intercambio de archivos de consumo, que el departamento de TI no puede administrar ni controlar.

A veces, los servicios EFSS incluyen funciones de flujo de trabajo que permiten que los usuarios editen archivos, incluyan comentarios y realicen un seguimiento de las versiones del documento. Las funciones de seguridad incluyen autenticación, cifrado de datos y creación de contenedores. Algunos servicios, incluso permiten al departamento de TI establecer políticas de acceso individualizadas para controlar quién tiene acceso a qué.

Beneficios del uso compartido y sincronización de archivos empresariales

Uso compartido de archivos de forma segura

Cuando las empresas no proporcionan un servicio de intercambio y sincronización de archivos, lo que sucede a menudo es que los empleados utilizan sus propias herramientas personales, con las que están familiarizados. El departamento de TI no tiene control sobre cómo se guardan o intercambian los datos y puede que no sea consciente de datos en riesgo hasta que sea demasiado tarde. Esto puede ser aún más peligroso cuando los empleados utilizan sus propias herramientas para compartir archivos con terceros.

Un servicio EFSS combina la comodidad y sencillez de un servicio de intercambio de archivos personal con funciones orientadas a la empresa para aumentar la productividad de los usuarios, así como aumentar la seguridad, flexibilidad y control para TI. Algunos servicios incluyen controles de seguridad avanzada, normativas de conformidad y empresariales, como:

  • Opciones de almacenamiento en las instalaciones o en la nube 
  • Control de acceso granular, protocolos de autenticación segura y políticas de autorización
  • Borrado remoto, bloqueo de dispositivos, protección mediante contraseña, listas blancas/negras y políticas de caducidad de datos 
  • Seguimiento en tiempo real y auditoría de la actividad del usuario
  • Integración con los servicios de directorio empresarial para simplificar la autenticación y el aprovisionamiento de usuarios 
  • Restricciones de carga y descarga, fechas de caducidad de archivos y acceso restringido basándose en la ubicación de la red

Acceso desde cualquier lugar

Las personas ya no están limitadas a un único dispositivo propiedad de la empresa o ubicación de la oficina para realizar su trabajo. En la actualidad, los trabajadores, quienes cada vez tienen más movilidad, esperan poder acceder a lo que necesitan desde cualquier dispositivo o ubicación con una experiencia similar a la del consumidor.

Los servicios EFSS permiten estilos de trabajo móvil al posibilitar que los usuarios sincronicen archivos en todos sus dispositivos y accedan fácilmente a lo que necesiten desde cualquier lugar.

Prevención de pérdida de datos y recuperación ante desastres

Cuando los datos se guardan y administran de forma centralizada con un servicio EFSS, están mejor protegidos de fugas, tanto si proceden de un ataque de ciberseguridad, un dispositivo perdido o robado o un error de un empleado. Los servicios EFSS facilitan tener una copia de seguridad de los datos.

Flujos de trabajo de documentos y colaboración

Cada vez más servicios EFSS están evolucionando para incluir las capacidades de flujo de trabajo y colaboración de contenido, incluido:

  • Administración de documentos para garantizar el intercambio seguro de documentos internos y externos, incluidos contratos, propuestas, herramientas de formación, papeleo de contratación, revisiones de desempeño, documentos adicionales de marketing, presentaciones de ventas e información de producto
  • Firmas electrónicas vinculantes legalmente
  • Notificaciones automatizadas para recordar a los usuarios que revisen y/o aprueben las solicitudes
  • Automatización de flujo de trabajo con procesos de autoría compartida, comentarios y aprobación incorporados
  • Control de versiones de forma que los empleados puedan realizar un seguimiento de los cambios del documento en distintas fuentes de datos y dispositivos

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Recursos adicionales:

Productividad móvil e intercambio y sincronización de archivos
Garantía de almacenamiento e intercambio seguros de archivos
Opciones de almacenamiento de datos flexibles con EFSS
Escalabilidad y colaboración de contenido empresariales